Menjadi sekretaris profesional tidak hanya membutuhkan keterampilan administratif, tetapi juga kemampuan komunikasi, manajemen waktu, dan wawasan bisnis yang baik. Proses seleksi untuk posisi sekretaris biasanya mencakup dua tahap wawancara, yaitu wawancara dengan HR dan wawancara dengan user (atasan langsung atau manajer divisi terkait).

Untuk sukses dalam wawancara sebagai sekretaris, penting untuk menunjukkan profesionalisme dan keterampilan komunikasi yang baik. Datanglah tepat waktu, berpakaian rapi dan sopan, serta tunjukkan sikap percaya diri namun tetap ramah. Persiapkan diri dengan memahami tugas dan tanggung jawab sekretaris, serta pelajari latar belakang perusahaan. 

Saat menjawab pertanyaan, sampaikan dengan jelas dan terstruktur, terutama saat membahas pengalaman administratif, manajemen jadwal, dan kemampuan mengatur dokumen. Tunjukkan pula kemampuan multitasking, ketelitian, dan kerahasiaan dalam bekerja. Jangan lupa untuk membawa CV dan dokumen pendukung lainnya, serta siapkan beberapa pertanyaan cerdas untuk ditanyakan di akhir wawancara sebagai bentuk ketertarikan dan inisiatif.

Baca Juga: Menggali Potensi Karier sebagai Sekretaris Melalui Program Prakerja

Berikut ini adalah contoh pertanyaan beserta jawaban ideal yang bisa membantu Anda mempersiapkan diri menghadapi interview untuk posisi sekretaris, baik dengan HR maupun user.

Contoh Pertanyaan Wawancara dengan HR dan Jawabannya

1. Ceritakan tentang diri Anda.

Jawaban:
Saya lulusan Administrasi Perkantoran dan memiliki pengalaman selama 2 tahun sebagai sekretaris. Saya terbiasa mengelola jadwal pimpinan, menangani korespondensi, menyusun notulen, dan berinteraksi dengan pihak internal maupun eksternal. Saya memiliki ketertarikan dalam bidang manajemen dan pelayanan, serta senang bekerja secara detail dan terorganisir.

2. Mengapa Anda tertarik melamar posisi sekretaris di perusahaan ini?

Jawaban:
Saya melihat perusahaan ini memiliki reputasi yang baik dan lingkungan kerja yang profesional. Saya tertarik karena posisi ini menawarkan ruang pengembangan dan tanggung jawab strategis yang sesuai dengan keterampilan dan tujuan karier saya.

3. Apa kelebihan Anda yang paling relevan untuk posisi ini?

Jawaban:
Saya memiliki kemampuan komunikasi yang baik, terbiasa bekerja multitasking, dan sangat terorganisir. Saya juga cepat belajar dan terbiasa bekerja dengan tenggat waktu yang ketat.

4. Apa kekurangan Anda dan bagaimana Anda mengatasinya?

Jawaban:
Saya cenderung terlalu perfeksionis dalam pekerjaan administratif. Namun, saya sudah belajar untuk lebih bijak dalam menentukan prioritas dan menyelesaikan tugas secara efisien tanpa mengorbankan kualitas.

5. Bagaimana Anda menangani tekanan dalam pekerjaan?

Jawaban:
Saya menyusun daftar prioritas dan menggunakan manajemen waktu yang baik. Saya juga selalu menjaga komunikasi terbuka dengan pimpinan untuk memastikan semua pekerjaan berjalan sesuai harapan.

Baca Juga: 7 Tips Wawancara agar Cepat Diterima Kerja

6. Apakah Anda bersedia lembur atau bekerja di luar jam kantor jika dibutuhkan?

Jawaban:
Ya, saya bersedia jika memang dibutuhkan, selama hal tersebut mendukung kelancaran operasional dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

7. Pernahkah Anda menangani konflik di tempat kerja? Bagaimana cara Anda menyelesaikannya?

Jawaban:
Pernah. Saat terjadi kesalahpahaman antara dua tim, saya membantu menyampaikan pesan dengan lebih netral dan memastikan informasi disampaikan secara jelas. Saya percaya komunikasi yang baik bisa menyelesaikan banyak masalah.

8. Bagaimana Anda menjaga kerahasiaan informasi perusahaan?

Jawaban:
Saya selalu mematuhi kode etik kerja dan hanya memberikan informasi kepada pihak yang berwenang. Saya tidak pernah membicarakan pekerjaan di luar konteks profesional, baik secara lisan maupun melalui media sosial.

9. Apakah Anda lebih nyaman bekerja secara individu atau tim?

Jawaban:
Saya nyaman dengan keduanya. Sebagai sekretaris, saya sering bekerja mandiri dalam menyelesaikan tugas, namun saya juga berkoordinasi dengan banyak pihak dalam tim untuk mendukung efisiensi kerja.

Baca Juga: 10 Pertanyaan yang Bisa Kamu Ajukan Ketika Interview

10. Apa motivasi Anda dalam bekerja?

Jawaban:
Saya termotivasi ketika bisa mendukung kinerja pimpinan dan memberikan kontribusi nyata terhadap kelancaran operasional perusahaan. Saya juga selalu bersemangat untuk belajar hal baru.

Contoh Pertanyaan Interview User dan Jawaban

11. Bagaimana cara Anda mengatur jadwal pimpinan yang sangat padat?

Jawaban:
Saya membuat kalender kerja yang terstruktur, memprioritaskan agenda berdasarkan urgensi dan dampaknya, serta rutin melakukan konfirmasi ulang untuk memastikan tidak ada jadwal yang berbenturan.

12. Apa yang akan Anda lakukan jika dua jadwal penting berbenturan?

Jawaban:
Saya akan menganalisis urgensi dan dampak dari masing-masing agenda, kemudian berdiskusi dengan pimpinan untuk menentukan prioritas. Setelah itu, saya akan menjadwalkan ulang salah satu agenda dengan pemberitahuan yang sopan dan profesional kepada pihak terkait.

13. Bagaimana Anda menyusun notulen rapat yang efektif?

Jawaban:
Saya mencatat poin penting selama rapat, termasuk keputusan, siapa yang bertanggung jawab, dan tenggat waktu. Setelah rapat, saya menyusun notulen secara ringkas dan sistematis, lalu mengirimkannya kepada seluruh peserta untuk dokumentasi dan tindak lanjut.

Baca Juga: 10 Tools AI Terbaik untuk Membuat PPT atau Deck Presentasi

14. Bagaimana Anda menangani permintaan mendadak dari pimpinan saat sedang menyelesaikan tugas lain?

Jawaban:
Saya akan mengatur ulang prioritas, dan jika perlu, meminta waktu tambahan untuk tugas sebelumnya. Komunikasi terbuka dan fleksibilitas adalah kunci untuk menyelesaikan permintaan mendadak tanpa mengorbankan kualitas kerja.

Baca Juga: Menguasai Walk-In Interview, Ini 7 Tips Suksesnya!

15. Bagaimana Anda menangani tamu penting atau klien perusahaan?

Jawaban:
Saya menyambut dengan ramah, memberikan informasi yang dibutuhkan, dan memastikan kenyamanan mereka selama berada di lingkungan perusahaan. Saya juga selalu menjaga sikap profesional dalam setiap interaksi.

16. Apa software atau tools yang biasa Anda gunakan dalam pekerjaan sehari-hari?

Jawaban:
Saya terbiasa menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Google Workspace, serta aplikasi kolaborasi seperti Trello, Zoom, dan WhatsApp Business. Saya juga cepat beradaptasi dengan sistem baru yang digunakan perusahaan.

Baca Juga: Menguasai Digital Skill: 7 Keterampilan Digital yang Dibutuhkan di Segala Bidang

17. Apa langkah Anda jika menerima dokumen yang harus ditindaklanjuti oleh pimpinan namun beliau sedang tidak di tempat?

Jawaban:
Saya akan mengevaluasi urgensi dokumen tersebut, lalu menyampaikan melalui saluran komunikasi internal yang disepakati, seperti email atau chat resmi. Jika sangat mendesak, saya akan menghubungi pimpinan secara langsung.

18. Pernahkah Anda membuat kesalahan dalam pekerjaan? Bagaimana cara Anda memperbaikinya?

Jawaban:
Pernah. Saya pernah salah menjadwalkan rapat. Setelah menyadari, saya langsung menghubungi pihak terkait, meminta maaf, dan menyusun ulang jadwal. Saya belajar dari kesalahan tersebut dan menjadi lebih teliti.

19. Bagaimana Anda membantu meningkatkan efisiensi kerja pimpinan?

Jawaban:
Saya selalu berusaha proaktif, memberikan ringkasan informasi penting, menyusun agenda dengan sistematis, serta menjaga komunikasi yang lancar dengan tim lain agar pimpinan bisa fokus pada keputusan strategis.

20. Apa yang Anda harapkan dari atasan langsung Anda?

Jawaban:
Saya berharap adanya komunikasi yang terbuka, umpan balik yang membangun, dan kepercayaan untuk menjalankan tugas dengan mandiri. Hal ini akan mendukung kinerja saya dan membantu hubungan kerja yang produktif.

Baca Juga: Tips Lolos Interview Kerja untuk Pemula, Catat Triknya!

Jadi Sekretaris Profesional Bareng Karier.mu

Menghadapi interview dengan percaya diri tidak hanya butuh persiapan teknis, tapi juga skill nyata yang bisa langsung diterapkan di dunia kerja. Platform Karier.mu hadir sebagai solusi terbaik untuk kamu yang ingin jadi sekretaris profesional.

Kenapa pilih pelatihan di Karier.mu?

• Modul terlengkap seputar administrasi, manajemen jadwal, komunikasi bisnis, hingga penyusunan dokumen legal.
• Dipandu mentor praktisi, bukan hanya teori, tapi langsung dari pengalaman nyata di dunia kerja.
• Sertifikat kompetensi yang diakui industri untuk memperkuat CV dan portofolio Anda.
  Akses fleksibel—belajar di mana saja, kapan saja sesuai waktu Anda.

Jadilah sekretaris perusahaan yang profesional dan berdaya saing tinggi. Tingkatkan skill dan kepercayaan diri Anda bersama Karier.mu — platform pengembangan karier dan skill dengan ekosistem pelatihan terbesar di Indonesia! -RDRP-