Resepsionis adalah orang pertama yang berinteraksi dengan tamu, baik di hotel, kantor, maupun institusi lainnya. Tugas utamanya adalah menyambut, melayani, serta memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pengunjung. Selain menjadi wajah pertama dari sebuah perusahaan, resepsionis juga memainkan peran penting dalam menciptakan kesan pertama yang baik.

Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis Berdasarkan Jenisnya

Pekerjaan sebagai resepsionis memiliki berbagai bentuk tergantung pada jenis institusi tempat mereka bekerja, antara lain:

• Resepsionis Hotel: Menyambut tamu hotel, memproses check-in/check-out, menangani pemesanan kamar, dan memastikan kenyamanan tamu selama menginap. Ini adalah jenis resepsionis yang paling dikenal dan memiliki standar pelayanan tinggi, terutama di hotel bintang lima.
• Resepsionis Kantor: Biasanya bertugas di perusahaan atau instansi, membantu tamu internal dan eksternal serta mengelola jadwal pertemuan.
• Resepsionis Klinik atau Rumah Sakit: Menerima pasien, mencatat data medis awal, dan menjadwalkan pemeriksaan.
• Resepsionis Event atau Pameran: Mengatur registrasi peserta dan memberi informasi terkait acara yang sedang berlangsung.

Tugas seorang resepsionis bisa berbeda-beda tergantung pada jenis pekerjaannya. Namun, secara umum meliputi: 

• Menyambut tamu dengan ramah
• Menjawab pertanyaan pengunjung, baik secara langsung maupun melalui telepon
• Mencatat data tamu dan membuat jadwal janji temu
• Mengelola korespondensi masuk dan keluar
• Mengatur dan menjaga area lobi tetap rapi dan profesional

Baca Juga: 5 Kompetensi Kerja yang Harus Dimiliki Jika Ingin Bekerja di Luar Negeri

Rentang Gaji dan Jenjang Karier Resepsionis Hotel

Karier seorang resepsionis hotel dapat berkembang secara signifikan, tergantung pada kinerja dan kompetensinya, yaitu:

• Resepsionis Junior
• Resepsionis Senior
• Supervisor Front Office
• Assistant Front Office Manager
• Front Office Manager
• Hotel Manager atau General Manager

Dengan mengikuti pelatihan dan sertifikasi yang tepat, peluang untuk naik jenjang semakin terbuka lebar. Semakin tinggi jabatan yang dimiliki, semakin tinggi pula besaran gajinya.

Berikut adalah perbandingan rata-rata gaji resepsionis hotel bintang 5 di beberapa negara populer dalam industri perhotelan:

• Indonesia: Rp4.000.000 – Rp.6.000.000
• Singapura: Rp25.000.000 – Rp35.000.000
• Malaysia: Ro6.500.000 – Rp10.000.000
• Uni Emirat Arab: Rp11.000.000 – Rp18.000.000
• Amerika Serikat: Rp40.000.000 – Rp56.000.000
• Jepang: Rp20.000.000 – Rp28.000.000

Gaji bisa sangat bervariasi tergantung lokasi, pengalaman, kemampuan bahasa, dan kebijakan hotel. Di negara-negara seperti Dubai, UEA dan Jepang, gaji pokok sering kali ditambah tunjangan lain yang sangat bernilai. Bahasa Inggris yang baik, penampilan profesional, dan pengalaman kerja internasional dapat meningkatkan potensi gaji secara signifikan.

Baca Juga: 10 Cara Kerja di Luar Negeri, Estimasi Gaji hingga Cara Melamar

Skill yang Harus Dimiliki Resepsionis

Menjadi resepsionis bukan hanya soal menyapa tamu dengan senyuman. Posisi ini menuntut keterampilan yang lengkap, karena resepsionis adalah garda terdepan yang menciptakan kesan pertama bagi tamu maupun klien. 

Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai skill yang harus dimiliki seorang resepsionis, khususnya di industri perhotelan:

1. Kemampuan Komunikasi yang Baik (Verbal & Nonverbal)

Seorang resepsionis harus mampu berbicara dengan jelas, sopan, dan ramah kepada tamu dari berbagai latar belakang. Komunikasi verbal yang baik membantu menyampaikan informasi secara efektif, sementara komunikasi nonverbal, seperti kontak mata, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh menunjukkan keramahan dan kepercayaan diri.

2. Kemampuan Multitasking dan Mengatur Prioritas

Di saat sibuk, resepsionis bisa menghadapi beberapa tamu sekaligus, menerima telepon, dan menyelesaikan administrasi. Mereka perlu bisa menyelesaikan tugas secara bersamaan tanpa kehilangan fokus atau membuat tamu merasa diabaikan.

3. Sikap Ramah dan Pelayanan yang Sopan

Sikap ini adalah keharusan dalam dunia pelayanan. Menunjukkan keramahan dan kesabaran kepada setiap tamu, bahkan dalam situasi sulit atau saat menghadapi komplain, dapat membuat pengalaman tamu menjadi lebih positif. Contoh penggunaan adalah tetap bersikap ramah meskipun tamu sedang marah karena keterlambatan check-in.

4. Kemampuan Bahasa Asing (Terutama Bahasa Inggris)

Bahasa Inggris adalah bahasa internasional dalam industri perhotelan. Menguasainya memberi nilai tambah besar, terutama untuk hotel berbintang yang sering menerima tamu dari luar negeri. Bahasa asing lain seperti Mandarin, Jepang, atau Arab juga menjadi nilai plus.

Baca Juga: 4 Rekomendasi Pekerjaan untuk Kamu yang Punya Kemampuan Berbahasa

5. Penguasaan Sistem Reservasi dan Software Front Office

Resepsionis profesional harus mahir menggunakan sistem komputer khusus, seperti OPERA, VHP, atau sistem POS hotel, untuk memproses pemesanan kamar, mencatat data tamu, serta menangani pembayaran. Contohnya menginput data tamu dan memproses pembayaran melalui software dengan cepat dan akurat.

6. Kemampuan Problem Solving dan Menangani Komplain

Setiap resepsionis harus bisa berpikir cepat dan menemukan solusi saat terjadi masalah, mulai dari kesalahan pemesanan, keterlambatan kamar, hingga tamu yang kecewa. Penanganan yang tepat bisa mengubah situasi negatif menjadi pengalaman positif.

7. Manajemen Waktu dan Disiplin Tinggi

Seorang resepsionis harus datang tepat waktu, siap bekerja sebelum shift dimulai, dan bisa menyelesaikan tugas tepat waktu tanpa menunda-nunda. Kedisiplinan ini mencerminkan profesionalisme dalam dunia kerja.

Baca Juga: Mengenal Customer Relationship Management Specialist, Profesi dengan Prospek Karir dan Gaji Menjanjikan

8. Kemampuan Administratif dan Detail-Oriented

Resepsionis juga menangani banyak dokumen dan data tamu. Ketelitian dalam mencatat nama, nomor reservasi, tanggal menginap, hingga informasi pembayaran sangat penting untuk menghindari kesalahan. Contoh penggunaan adalah memastikan semua data tamu telah terisi lengkap sebelum check-in.

9. Penampilan Profesional dan Personal Hygiene

Karena menjadi representasi wajah hotel atau kantor, resepsionis harus menjaga penampilan agar selalu rapi, bersih, dan profesional. Ini menciptakan kesan positif pada tamu sejak pertama bertemu. Contoh penggunaan memakai seragam bersih, rambut tertata rapi, dan menjaga postur tubuh saat berdiri atau duduk di meja front office.

10. Etika Kerja dan Kerahasiaan Informasi

Resepsionis harus menjunjung tinggi etika kerja, termasuk menjaga kerahasiaan data tamu, tidak membicarakan masalah internal kepada pihak luar, dan tetap menjaga integritas dalam setiap tindakan. Contoh penggunaan adalah dengan tidak menyebutkan nama tamu VIP kepada orang lain tanpa izin.

Tingkatkan Karier.mu Lewat Sertifikasi Hospitality

Ingin kariermu lebih kompetitif di industri perhotelan? Ikuti pelatihan Hospitality di Karier.mu melalui kariermu.id/kelasperhotelan. Program ini dirancang untuk membekali kamu dengan pengetahuan dan keterampilan yang relevan dengan industri hotel bintang lima.

Karier.mu adalah platform pengembangan skill dan karier terbesar di Indonesia. Dengan lebih dari 1.000 pelatihan berkualitas, ratusan mitra dari Sabang sampai Merauke, serta komunitas siap kerja, Karier.mu menjadi tempat terbaik untuk mempersiapkan dan mengembangkan karier impianmu. Yuk, bergabung bersama Karier.mu sekarang juga! -RDRP-